中小企常見財務會計問題
各位老闆還記得創業初心嗎? 選擇一個好名、設計標誌、成立公司等等,然後發現找生意比想像中困難,望天打掛時又要找一大堆數,於是用盡方法取悅客人求生意,終於達到收支平衡,之後又要思索如何壯大公司團隊云云。然而,老闆們終日打拼,每個動作都和金錢扯上關係,但往往又忽略了金錢的問題,正確來說,是財務的問題。錢,有分現金、近期的錢和遠期的錢,再而又有貼現的概念,引伸出融資的成本;現金流入不代表收入,現金流出又可以是資本生成,老闆們也許認為,營商已經夠麻煩了,反正有現金流入帳就是成功的生意,不是嗎? 這正正是中小企常見的財務會計問題,例如攪不清會計權責基礎(Accrual basis)與現金基礎(Cash basis)的分別,忙於生意而沒時間整理財務資料,或者不明白企業的稅務法律責任等等。
中小企首要生存,繼而壯大團隊,只要銀行戶口有錢,財務會計事宜就不是大問題,可是這種觀念並不正確,固然現金就如公司的血液般重要,但更深入討論的話,現金狀況其實是財務及營運的整體結果,如果財務帳目管理不善,就會影響公司的成長,甚至違反規例,艱苦經營到頭來卻換上責任纏身。
雲端財務管理解決老闆煩惱
既然財務會計涉及大量微細工作,雖然沉悶又不得不做,最適合當然是交給科技系統處理。財務管理系統 (Financial Management System)專門用來處理收支、管理資產負債、會計紀錄以至讓企業符合公司法規及稅務要求,並作出報表用作財務及公司業務發展分析。簡單而言,財務系統透過規範協助公司管理一切有關錢銀的事宜。或者老闆會問:我用Excel不就可以了嗎? Excel是會計的工具呀。其實問題不在工具,而是在人,老闆你是財務會計高手的話,當然可以用Excel,否則就應該用一套合適而且長遠可靠的工具協助管理才是辦法。況且,公司不是屬於一個人的,總不能依靠一個高手掌控公司的命脈。
雲端系統 (Cloud-based)比傳統系統更容易存取 (Accessible)及可靠,例如在疫情期間,公司員工仍能在任何地方存取到雲端系統資料,而且雲端系統供應商有大量後備方案,能解決一般商業機構難以處理的保安問題,例如防火、供電、備份及加密等,做到穩定的遙距營商作業。
慎選資訊科技方案供應商
既然財務會計對企業如此重要,雲端財務管理方案供應商更應謹慎嚴選,即使嘗試使用感到滿意後,亦不應急於落訂,而要了解供應商資歷、規模及經驗等,最好能提供獨立第三方的測試報告或者認證。上文提及雲端系統保安度高,但如果軟件本身有保安缺憾,敏感財務訊息仍會有洩露的風險,良好的IT方案供應商會請來資訊保安公司為系統進行保安測試,這都能加強客戶對供應商的信心。
科技券計劃+遙距營商計劃
科技券計劃(TVP)資助企業使用科技改善營運,雲端財務系統等的企業資源規劃(ERP)正是常見的申請項目。現在更有創科局剛推出的「遙距營商計劃」(Distance Business Programme, D-Biz)全額資助,雲端財務管理系統正是明文項目之一,每宗申請最多資助10萬元。老闆們看畢至此,應再三思考,是時候配置雲端財務系統,準備「登大刁」呢?
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