科技券6大陷阱要小心!

6大關鍵避開科技券陷阱

「科技券計劃」優化措施出台,資助額進一步增至60萬港元,關於TVP科技券的查詢即時急升。事實上,經濟下行風險下,中小企老闆均希望科技券可成為及時雨,透過簡便的申請程序,儘快取得資助,購入科技服務或方案,提高生產力。不論科技券申請或科技券方案選購,要成功,便要避開陷阱,以下是6大關鍵要點。 

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1) 合適系統

系統方案林林總總,但每間中小企運作情況絶不相同,需先找出營運上的痛點,才可以配對合適的科技方案。建議企業在採購方案時,可留意系統能否作customization,讓系統可以彈性地在已有程式上,增潤功能,符合運作需要。舉例說,公司在採購ERP(企業資源規劃)系統後,可透過客制化(customerization),配合公司資源的規劃流程。

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2) 員工培訓

科技方案需要配合員工培訓,因為系統裏的資料,無論輸入、處理或滙出,都離不開人的參與。當科技券方案落實時,如果員工不懂得使用系統,往往會影響資料的準確性,最終不但不能實現提升生產力的目標,反而令公司上下虛耗資源在查找錯漏上,所以在聘用科技券供應商時,除了要留意硬件(系統/方案),也要注意供應商能否配合企業的員工培訓要求。

亦有員工以為公司藉科技方案裁減人手,故對科技方案產生抗拒,其實大多數中小企的人手本來不多,甚至有需要一人兼任多職,所以大多數老闆的「科技節流」計劃並非裁減員工,而是希望科技方案可以令公司與員工減少煩瑣工作和人為出錯,把精力放在具生產力的工作上。中小企在引入方案時,可坦誠與員工溝通想法,釋除員工疑慮。

3) 工作流程

科技方案可說是「硬件」,「標準工作流程」(standard operation flow)就是軟件,只有軟硬件齊備,才可以令科技券方案有效落實。以零售商為例,不論是銷售系統(POS)、倉存系統(WMS)、會計系統(accounting system)、電子訂貨系統(EOS),皆是透過收集不同部門輸入的資料,而得出報表、數據或提示,我們常常聽到某一部門投訴另一部門沒有及時在系統中更新資料,令系統數據滯後出錯。只要在系統建立之前,妥善訂立operation flow,再配合員工培訓,以上問題便可以解決。

4) 科技知識

如果說「採購科技方案可能比買office更複雜」,相信不少老闆深有同感。因為科技系統涉及專門知識,在挑選科技方案時,除了項目成本,方案完整性、技術質量、維護費用等等因素都需要熟悉該相關範疇的科技人員小心考慮。另外,供應商的實力和商譽,也需要行內人專業收風。曾經有公司要開發一個APP,在合約上寫明APP開發公司須交回source code,最終雖然收回的source code卻是encrypted (已加密),由此可見,科技方案涉及的層面極廣,行外人要完全駕馭科技券項目供應商相當困難。

5) 科技券項目完整性

科技券計劃可為合資格的科技券項目提供達成本三份之二的資助,總金額達HK$60萬,中小企在申請科技券時可有想過如何以最大的資助額幫公司增值?例如,餐飲行業除了購入餐飲POS系統(又稱下單系統/點餐系統),可有想過一併購入人力資源管理系統,簡化為大量兼職侍應和廚房員工計算工資的工序,現時的人力資源管理系統已可讓員工用手機打卡,並在系統中計算工資和強積金供款;實體零售商在優化POS系統時,亦可一併考慮建立適合手機瀏覽的銷售網頁(responsive eShop),廣開客源。事實上,網店已是大勢所趨,而建立公司的銷售網頁亦是綫上營銷的第一步,不少零售商更因抓緊網店營銷機遇而成功突圍。

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6) 人手佈局

就科技券申請,中小企老闆日常忙於業務發展,又要面對資源的限制,要騰出人手時在海量資訊中,自行研究科技券內容或科技方案,並非易事。另外,複雜的採購與報價程序,足以絆倒很多有心申請科技券的公司。單以科技員工而論,很多公司並無科技專員,難以處理科技券申請或監管科技券方案。

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